AI: Váš nový back-office manager
- Vítek Šnajdara
- 9. 8. 2025
- Minut čtení: 2
AI se postará o e‑maily, schůzky, zasedačky i zápisy. V praxi přináší přibližně 26 minut denně navíc na člověka (UK pilot) a firmy u něj často počítají s ROI kolem 116 % (TEI). Licence stojí zhruba cca 630 Kč měsíčně na uživatele, takže se vyplatí všude tam, kde hodina práce stojí víc než ~74 Kč.
Co přesně udělá
Inbox přestane bolet. Asistent během chvilky shrne dlouhá vlákna, vytáhne z nich úkoly a navrhne stručné odpovědi – v Gmailu s Geminim i v Outlooku s Copilotem.
Schůzky se domluví bez ping‑pongu. AI najde společný termín v kalendářích a po vašem schválení pošle pozvánku všem účastníkům.
Místnosti se zamluví samy. Systém doporučí vhodnou zasedačku podle kapacity a techniky a rovnou ji zarezervuje.
Zápisy jsou hotové hned. Po meetingu i telefonátu vznikne přehledný recap s rozhodnutími a to‑do – v Teams i v Zoomu.
„Práce o práci“ (čtení e‑mailů, shánění informací, domlouvání termínů) bere kancelářským rolím až 41 % času, takže právě tady AI ušetří nejvíc.
Data, ne dojmy
V UK pilotu (2025) ušetřili uživatelé v průměru 26 minut denně a přes 70 % z nich hlásilo méně rutiny a hledání informací. GOV.UK
Ve studii TEI (Forrester) vychází ROI 116 % s návratností okolo 10 měsíců u kompozitní organizace (studie je sponzorovaná Microsoftem, berte ji jako vodítko).
Výzkum Microsoft Research potvrzuje rychlejší práci v úkolech „search‑write‑summarize“ a méně času stráveného v e‑mailech. Microsoft Research
Kolik to hodí
Z konzervativního odhadu 26 min denně vychází ~8,7 hodiny měsíčně ušetřeného času na aktivního uživatele. Při ceně kolem cca 630 Kč/měs. je break‑even ≈ 74 Kč za hodinu, takže vše nad touto hodnotou je čistý přínos. Příklad pro 100 lidí: pokud AI aktivně používá 50 osob, firma ušetří ~433 hodin měsíčně a za licence dá cca 31 490 Kč. GOV.UK
Jak začít (3 kroky)
Vyberte tři nejotravnější rutiny – obvykle triáž e‑mailů, domlouvání termínů a recapy meetingů/telefonů.
Propojte nástroje, které už máte (M365/Google, Teams/Zoom, rezervace místností přes Places) a nastavte jednoduchá pravidla schvalování.
Rozjeďte 6–8týdenní pilot a sledujte metriky, které jsou pro vás klíčové např. čas strávený nad e‑maily, čas do potvrzeného termínu schůzky. Všímejte si ale také, jak to působí na Váš tým. Řešíte stále stejné věci dokola?
Pozor! Férově a bezpečně
Vždy transparentně označte, že jedná AI, informujte účastníky o nahrávání/shrnutí a nastavte rozumnou retenci a přístupy. Počítejte s tím, že AI Act platí od 1. 8. 2024 a povinnosti nabíhají postupně podle typu systému. EU AI Act
Chtěli byste mít virtuálního AI kolegu?
Napište nám na info@digicare.cz a promluvme si o tom.
První konzultace je na nás.
Komentáře